BORRADOR — requiere revisión de abogado. Versión 2026-10-15.3 · 2026-10-15

Acuerdo de encargo de tratamiento de datos personales

Anexo de los Términos para empresas · Versión 2026-10-15.3 · Vigente desde [FECHA_VIGENCIA]

Partes. (1) La empresa que crea la cuenta en iBeeJobs, identificada con la razón social y el NIT que registró («el Responsable»). (2) Instik (sociedad en constitución), NIT en trámite, operador de iBeeJobs («iBeeJobs» o «el Encargado»).

1. Objeto. Este acuerdo regula cómo trata iBeeJobs, por cuenta del Responsable, los datos personales de las personas a quienes la empresa invita a presentar pruebas. Se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015.

2. Papeles. Respecto de las invitaciones, respuestas, resultados e informes de las pruebas, la empresa es la Responsable e iBeeJobs es el Encargado. Respecto de los datos de las cuentas y del registro de autorizaciones de las cuentas, iBeeJobs es responsable por sí mismo, como dice su Política de tratamiento de datos.

3. Alcance. Los datos, las personas, las finalidades y la duración están descritos en el Anexo 1.

4. Qué hace iBeeJobs por cuenta del Responsable. (a) Enviar las invitaciones por correo electrónico; (b) mostrar a cada persona el consentimiento de la prueba y obtener su autorización, y conservar el registro de esa autorización por cuenta del Responsable; (c) aplicar la prueba; (d) calcular el resultado y generar el informe; (e) entregar el informe a los usuarios autorizados de la empresa; (f) guardarlo y protegerlo; (g) borrarlo o devolverlo al terminar este acuerdo; (h) trasladar las solicitudes de los titulares; (i) producir estadísticas anónimas, que no identifican a las personas ni a la empresa.

5. Obligaciones de iBeeJobs. iBeeJobs se obliga a:

1. Tratar los datos a nombre del Responsable conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contienen datos personales.
3. Guardar confidencialidad sobre los datos.
4. Aplicar, en lo que le corresponde, la política de tratamiento del Responsable, y tratar los datos solo con la finalidad que cada persona autorizó y según las leyes vigentes.
5. Seguir solo las instrucciones del Responsable: este acuerdo, la configuración de su cuenta y sus instrucciones escritas. No usar los datos para fines propios, salvo las estadísticas anónimas del punto 4(i).
6. Dar acceso solo al personal que lo necesite, con deber de confidencialidad.
7. Actualizar la información que el Responsable le reporte dentro de 5 días hábiles.
8. Anotar «reclamo en trámite» cuando corresponda.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad que pongan en riesgo la información.
10. Dar al Responsable la información razonable para demostrar el cumplimiento, y cooperar en su responsabilidad demostrada.

6. Obligaciones del Responsable. La empresa se obliga a:

1. Tener la autorización previa, expresa e informada de cada persona a la que invita, o que la invitación esté cubierta por la autorización que la persona ya le dio, y poder probarlo.
2. Indicar en cada invitación una finalidad lícita y real, y no cambiarla sin una nueva autorización.
3. Invitar solo a personas mayores de 18 años y registrar solo el nombre y el correo, sin cargar otros datos.
4. Informar a la persona que la prueba es voluntaria y cómo seguirá su proceso o su relación si no la presenta.
5. Atender los derechos de los titulares y las solicitudes que iBeeJobs le traslade, en los plazos de la ley.
6. Decidir cuánto tiempo conserva los resultados, dentro del máximo del Anexo 1, y borrarlos de sus propios sistemas cuando termine la finalidad.
7. Usar los informes como dicen los Términos para empresas (parte 2).

7. Subencargados y transmisión internacional. El Responsable autoriza a iBeeJobs a usar los subencargados del Anexo 2, que alojan y tratan datos en Estados Unidos. iBeeJobs les exige por contrato obligaciones equivalentes a las de este acuerdo y responde ante el Responsable por su cumplimiento. Para cambiar o agregar un subencargado, iBeeJobs avisa con 15 días de anticipación; si el Responsable se opone con motivo, puede cerrar su cuenta. Las partes entienden que esta transmisión se hace conforme al Decreto 1377 de 2013 (arts. 24 y 25) y no requiere informar a los titulares ni pedirles otra autorización, aunque el consentimiento de cada prueba la informa.

8. Derechos de los titulares. Si una persona escribe a iBeeJobs, este le traslada su solicitud al Responsable en máximo 2 días hábiles y se lo informa. El Responsable responde dentro de los plazos de ley (consultas, 10 días hábiles; reclamos, 15 días hábiles). iBeeJobs ayuda a extraer, corregir o borrar datos dentro de 5 días hábiles. Instrucción permanente: cuando una persona pida su resultado y acredite su identidad, iBeeJobs le entrega copia de sus datos, de sus respuestas, de su resultado y de la explicación de cómo se lee, sin el cuestionario ni la clave de calificación, e informa al Responsable.

9. Incidentes. iBeeJobs avisa al Responsable sin demora y en máximo 48 horas desde que conozca un incidente de seguridad que afecte los datos, con la información disponible: qué pasó, qué datos y personas afecta y qué medidas tomó. Cada parte cumple por su cuenta sus deberes de reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio y de informar a los titulares cuando corresponda.

10. Terminación y devolución. Al cerrar la cuenta o terminar este acuerdo, el Responsable puede exportar sus informes durante 30 días. Después iBeeJobs elimina o anonimiza los datos del Responsable, salvo los que la ley obligue a conservar. Las copias de respaldo se eliminan en su ciclo normal.

11. Seguridad. Las medidas mínimas están en el Anexo 1. iBeeJobs las mantiene o las mejora.

12. Responsabilidad. Cada parte responde por incumplir este acuerdo y la ley. El Responsable responde por la licitud de la finalidad y por la autorización de las personas; iBeeJobs, por los daños que cause al incumplir las instrucciones o sus obligaciones como Encargado. Nada limita los derechos de los titulares.

13. Duración y aceptación. El acuerdo dura mientras exista la cuenta y mientras iBeeJobs conserve datos del Responsable. Se acepta con la casilla E5 al crear la cuenta; iBeeJobs guarda el texto, la versión, la fecha y hora, la IP y el dispositivo. Si cambia, iBeeJobs avisa con 15 días de anticipación y pide aceptarlo de nuevo antes de la siguiente invitación.

14. Ley aplicable. Ley colombiana. Los jueces de Colombia (domicilio [CIUDAD]).

Anexo 1. Descripción del tratamiento

Anexo 2. Subencargados